13 Sep, 24 / post / Blog

¿Cómo impacta la factura electrónica en la gestión de cuentas por cobrar?

Introducción

La digitalización y la modernización de la actividad empresarial es una realidad que afecta a empresas de todos los tamaños. Este es un proceso que, por un lado, implica grandes desafíos; por el otro, abre un gran abanico de posibilidades.

La implementación de la factura electrónica es un paso más hacia la digitalización y modernización de todo el tejido empresarial. Prueba de ello, son las novedades de la Ley Crea y Crece y la Ley Antifraude, que amplía la obligación de adoptarla a todas las empresas y profesionales autónomos en sus transacciones comerciales.

Si nos centramos en la gestión de las cuentas por cobrar, la implementación de la factura-e tiene un impacto significativo, ya que, con ello, se persigue reducir la morosidad y fraudes, garantizar una mayor transparencia y trazabilidad de las operaciones comerciales, optimizar costes y mejorar la relación con clientes.

Antes de ver en detalle qué implicaciones conlleva dicha implementación en la gestión de cuentas por cobrar, repasamos algunos de los requisitos de las citadas normativas en relación con la facturación electrónica.

Facturación-e: Novedades de la Ley Crea y Crece y Antifraude para 2024

Si bien estas normativas españolas tienen características y enfoques distintos, ambas obligan al uso de un programa de facturación en la nube que permita emitir facturas electrónicas.

Ley Crea y Crece

Una de las principales novedades de la Ley Crea y Crece, a partir de su aprobación en 2022, es la obligación de emitir facturas electrónicas para todo tipo de empresas y autónomos en sus relaciones comerciales. La intención es dinamizar las transacciones comerciales, mediante una mayor eficiencia y transparencia, además de luchar contra la morosidad.

La publicación de los requisitos técnicos e información de la implementación de la factura-e conforme a la normativa se prevé para finales de año. Tras su publicación, las empresas con una facturación superior a 8000 €, tendrán un plazo de un año para su implementación. El resto de empresas y autónomos, tendrán hasta dos años para su adopción.

Ley Antifraude

Por su parte, la ley Antifraude, busca establecer todas las medidas necesarias para luchar contra el fraude fiscal, y hace hincapié en la prohibición del software de doble uso, es decir, programas informáticos que puedan llevar una doble contabilidad, o que puedan alterar las facturas o eliminarlas sin dejar rastro.

Las novedades de esta ley afectan principalmente a proveedores y usuarios de programas de facturación y contabilidad. En diciembre de 2023, se publicó el reglamento referente a los requisitos que debe cumplir el software de facturación. A partir de julio de 2025, empresas y autónomos estarán obligados a contar con un software de facturación certificado.

Las principales implicaciones del uso de la facturación-e de conformidad con la nueva normativa son las siguientes:

  • Adopción obligatoria dentro de los plazos establecidos.
  • Uso de software certificado y de formatos admitidos por la normativa.
  • Interconexión e interoperabilidad gratuita de los sistemas de facturación.
  • Información sobre el estado del pago.
  • Registro y conservación durante el período establecido por ley.

El incumplimiento de las obligaciones de facturación electrónica puede acarrear sanciones de importe elevado. Estaremos atentos a los desarrollos reglamentarios en los que se precisarán otros aspectos técnicos y operativos.

Gestión de cuentas por cobrar y facturación electrónica

Una gestión optimizada de las cuentas por cobrar es fundamental para minimizar el riesgo de impagos e impulsar la salud financiera de la empresa. Si le sumamos la facturación electrónica, la eficiencia financiera y rentabilidad de una empresa pueden aumentar de forma exponencial.

Veamos algunos de los efectos positivos de la implementación de la factura-e en la gestión de cuentas por cobrar:

- Rapidez y fiabilidad en los procesos de facturación

Las facturas se generan y envían automáticamente, lo que evita la introducción manual de datos y, con ello, posibles errores. Además, estas incluyen firmas digitales y otros mecanismos de seguridad que reducen el riesgo de fraude y garantizan su autenticidad.

- Seguimiento de facturas y control de pagos en tiempo real

Al tener acceso directo al estado de las facturas y a los pagos, se pueden identificar con mayor facilidad problemas de cobro y, de esta forma, resolverlos con rapidez.

- Registro detallado de facturas y documentos asociados

El registro detallado del proceso de facturación facilita la generación de análisis e informes sobre el estado de las cuentas por cobrar.

- Reducción de costes operativos y ahorro de tiempo

Las facturas se envían y guardan digitalmente, por lo que se prescinde del uso del papel, de la necesidad de imprimir, de realizar envíos postales y de espacio físico para su almacenamiento.

- Control documental y cumplimiento normativo

Las facturas y documentos asociados quedan registrados digitalmente, lo que facilita la auditoría de las cuentas por cobrar. Además, al cumplir con los requisitos establecidos por ley, se evitan sanciones y auditorías fiscales relacionadas con la emisión incorrecta o tardía de facturas.

- Refuerzo de las relaciones comerciales

La precisión de las facturas y la facilidad para los clientes de realizar pagos electrónicos fomenta relaciones comerciales basadas en la transparencia y la confianza.

Como podemos apreciar, la gestión de cuentas por cobrar y la facturación electrónica son procesos interconectados que ayudan a mejorar la eficiencia operativa y la salud financiera de la empresa.

En resumen

Si siempre ha sido importante contar con un software de gestión de cuentas por cobrar capaz de optimizar la eficiencia y eficacia operativa, ahora, más que nunca, confiar en soluciones avanzadas como ELOFICASH, marca la diferencia.

Nuestro software de gestión de cobro y riesgos de crédito dispone de un conector con sistemas de facturación electrónica certificados para el intercambio y sincronización de datos en tiempo real, mediante controles de acceso y mecanismos de seguridad avanzados. Asimismo, ofrece la posibilidad de configurar notificaciones y alertas basadas en los datos de las facturas.

Su flexibilidad, escalabilidad e integración con otros sistemas (ERP y CRM) y plataformas de pago, la posicionan como la solución óptima por su capacidad de respuesta, en cada momento, a las necesidades de los clientes.

Además, velamos por que ELOFICASH esté al día con los requisitos de las normativas vigentes, como la integridad, conservación, legibilidad, trazabilidad, accesibilidad e inalterabilidad de los registros.

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