27 Sep, 24 / post / Blog

7 errores comunes que retrasan el cobro de facturas

Introducción

Cualquier negocio puede verse afectado por los retrasos en los cobros. Estos repercuten negativamente tanto en la estabilidad financiera de la empresa como en sus operaciones diarias.

Problemas de liquidez, aumento de costes financieros, pérdida de rentabilidad, dificultad para una planificación financiera adecuada, deterioro de las relaciones comerciales y de la reputación de marca, menor capacidad competitiva…, son algunas consecuencias de dichos retrasos.

Errores comunes que retrasan los cobros y cómo evitarlos

Al conocer qué prácticas se están llevando a cabo de forma errónea que provocan retrasos en los cobros, se pueden tomar las medidas oportunas para buscar una solución. De esta forma, mejorará la eficiencia de los procesos de cobro y la liquidez de la empresa, se impulsarán sus relaciones comerciales y aumentará su capacidad competitiva, por citar solo algunas ventajas.

Entre los errores comunes que se pueden dar en los procesos de cobro de facturas, destacamos los 7 siguientes:

1. Información no especificada o incorrecta en la factura

Errores en los datos de la factura, falta de información importante y cálculos erróneos de totales, impuestos o descuentos mal aplicados, o incumplimientos con los requisitos legales de un país, pueden conducir a que se rechace la factura hasta que se subsanen los errores y, por tanto, se demore su pago. Para evitar dichos errores, es fundamental implementar mecanismos que garanticen la precisión en el proceso de generación, registro y envío de facturas.

2. Facturas enviadas fuera de ciclos de pago específicos

Muchas empresas tienen ciclos de pago estrictos. Si no reciben la factura correspondiente dentro de esos ciclos, esta tendrá que pasar al siguiente ciclo, con lo cual se retrasa su cobro. Los retrasos en los envíos de facturas se deben, en gran medida, a la falta de automatización y de un sistema centralizado, a errores en la facturación o a la falta de comunicación entre los equipos de ventas, contabilidad o administración.

3. Seguimiento inadecuado del estado de las facturas

Si no se realiza un seguimiento activo de las facturas pendientes o vencidas, es muy probable que los pagos se retrasen, intencionadamente, o no. Llevar un registro claro de facturas cobradas y pendientes favorece la gestión adecuada de los procesos, y el envío de recordatorios automatizados antes del vencimiento de la factura.

4. Cartera de clientes no segmentada

No dividir a los clientes en diferentes grupos o segmentos, según su historial de pagos y riesgo crediticio, impide conocer qué deuda pendiente hay que tratar con prioridad. Una cartera de clientes segmentada permite aplicar estrategias de reclamación más personalizadas y eficaces.

5. Comunicación poco fluida e irregular con clientes

Cuando no se establece una comunicación abierta y eficaz con los clientes, mediante diferentes canales (correo electrónico, teléfono, chat en línea), para resolver con rapidez cualquier incidencia, puede derivar en retrasos de los pagos hasta la aclaración de dicha incidencia. Mantener una comunicación proactiva con clientes, además de evitar los retrasos en los pagos al resolver cualquier duda o conflicto con rapidez, fortalece las relaciones comerciales establecidas.

6. Propuesta insuficiente de métodos de pago

No ofrecer los suficientes métodos de pago (pagos electrónicos, tarjeta de crédito o débito, transferencia, Bizum…) para que el cliente utilice el que más le convenga y pueda realizar el pago de su factura con rapidez y fiabilidad, es una de las razones que lleva a los clientes a posponer los pagos hasta encontrar el método que le convenga. Es más, una empresa que no se adapta a las tendencias actuales en pagos digitales puede dar la impresión de estar desfasada y perder competitividad en el mercado.

7. Falta de automatización en los procesos de cobro

Depender de los procesos manuales aumenta el riesgo de errores por datos mal ingresados o cálculos inexactos. Asimismo, se tarda más tiempo en verificar la información facilitada, el seguimiento de los pagos y la conciliación de cuentas. Sin contar que se pierde la visibilidad y la trazabilidad de los procesos.

Soluciones

La clave para evitar prácticas que puedan retrasar el cobro de la deuda pendiente reside en la capacidad para automatizar procesos y establecer rigurosos controles de calidad. En nuestro artículo Cobrar a tiempo: Uso de tecnologías avanzadas para conseguirlo, explicamos la importancia de agilizar los procesos de cobro y minimizar los riesgos de impago con ayuda de las nuevas tecnologías, como la facturación electrónica, los pagos automatizados, la inteligencia artificial y herramientas para la gestión de cobros y riesgo de crédito como nuestro software ELOFICASH.

En resumidas cuentas, los retrasos en los cobros de facturas pueden tener un efecto dominó que repercute no solo en la salud financiera de una empresa, sino también en su capacidad operativa, su competitividad en el mercado y sus relaciones comerciales a corto, medio y largo plazo. Adoptar una solución efectiva para la gestión de cuentas por cobrar como ELOFICASH resulta de gran ayuda para evitar los riesgos de impago.

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