Pasos a seguir

A continuación, enumeramos los pasos a seguir para conseguir agilizar los cobros y reducir el DSO.

1.     Identificar grandes diferencias entre el DSO y los plazos de pago

El primer paso es medir el DSO y compararlo con los plazos de pago establecidos. Si hay una gran diferencia, es hora de tomar cartas en el asunto, si no, se corre el riesgo de poner en peligro la viabilidad del negocio. Además, el número medio de días necesarios para que se pague una factura es un indicador de la eficacia operativa de una empresa.

2.     Planificar la estrategia de reclamación de facturas impagadas

Una vez calculado el DSO, conviene realizar un análisis más detallado para identificar las posibles líneas de actuación. Para ello, es necesario agrupar y segmentar la cartera de clientes en función del DSO y, a continuación, averiguar los motivos de los retrasos en los pagos.

Basándose en esos motivos y en los procesos de cobro, se definirán las estrategias de reclamación, de ser posible automatizadas, que se planificarán con precisión, junto con las alertas correspondientes. Dichas estrategias pueden personalizarse para adaptarlas a cada segmento de clientes. Además, para obtener la máxima eficacia, se pueden configurar cartas tipo y, de esta forma, ahorrar tiempo en el proceso de reclamación a clientes.

3.     Garantizar el seguimiento de las reclamaciones por teléfono

Para conseguir los mejores resultados, es fundamental disponer de un registro centralizado de toda la ficha del cliente: reclamaciones, historial de facturas y pagos, incidencias, contactos, ranking de solvencia, entre otros datos. Así, todo estará preparado para pasar, si fuera necesario, a la fase de reclamación telefónica, que puede integrarse en la reclamación de cobros.

A partir de ese momento, será cuando intervengan Risk Managers, Credit Managers o Debt Recovery Officers para obtener un compromiso de pago por parte del cliente. Lo ideal es recurrir a la comunicación personal para llegar a un acuerdo amistoso.

4.     Digitalizar los procesos de principio a fin

La agilización de los cobros y la reducción del DSO pasa por adoptar una solución que permita prescindir del papel en todos los intercambios de datos y, por tanto, reducir los tiempos del flujo de trabajo y aumentar la eficacia. Un software de gestión de cuentas por cobrar también permite configurar todas las estrategias necesarias para el proceso de cobro, desde la primera a la última reclamación.

Adopción de herramientas y tecnologías innovadoras

En línea con lo anterior, la digitalización lleva al uso de herramientas y tecnologías modernas que, además de favorecer que los pagos se reciban en el plazo acordado, han transformado el proceso de cobro, pues resulta más eficiente, automatizado y accesible.

Actualmente, existen herramientas y tecnologías que permiten agilizar los cobros y reducir el DSO, a través de la automatización, la inteligencia artificial y la integración de sistemas.

Aquí presentamos algunas de ellas:

• Software de gestión de cobro y riesgo de crédito: el uso de una solución como ELOFICASH permite automatizar todo el ciclo de cuentas por cobrar (Order-to-Cash), desde la emisión de la facturación hasta su cobro.
• Sistemas de facturación electrónica: estos sistemas permiten enviar y recibir facturas con rapidez, seguridad y sin errores, además de realizar el seguimiento de pagos y llevar un registro detallado de toda la documentación asociada.
• Plataformas de pagos digitales: estas facilitan la recepción de pagos a través de diferentes canales (pago por móvil, tarjetas de crédito, transferencias bancarias…) para que los clientes puedan pagar de forma rápida y segura en cualquier momento y lugar.
• Sistemas CRM (Customer Relationship Management): los sistemas CRM permiten gestionar la relación con los clientes e identificar posibles retrasos en los pagos, y, así, tomar las medidas preventivas necesarias.
• Sistemas ERP (Enterprise Resource Planning): al integrar todas las áreas de la empresa, los sistemas ERP permitente gestionar las cuentas por cobrar, generar informes detallados y realizar un seguimiento del estado de los pagos.
• Inteligencia Artificial y Machine Learning: estas tecnologías, junto a las herramientas de análisis predictivos e informes avanzados, permiten identificar comportamientos de pago y analizar grandes volúmenes de datos para prever posibles riesgos de impago y morosidad.
• Blockchain y tecnologías de cifrado: el uso de blockchain o tecnologías de cifrado asegura la transparencia, seguridad y eficiencia de las transacciones, lo que reduce el riesgo de fraudes, ataques cibernéticos o alteración de los datos.