La mayoría de los retrasos en los cobros de las empresas se producen por problemas administrativos: facturas incorrectas, errores en los trámites o una lenta recepción de la documentación. Pese a que los principales esfuerzos de cualquier compañía deben ir destinados a maximizar sus ventas y lograr una rentabilidad a partir de la actividad que están desempeñando, no tienen que dejar de lado el proceso de cobro ya que, hasta que este no se realice, la venta no habrá concluido. Por ello, las empresas deben apostar por una gestión de cuentas eficiente que les permita mantener garantías en este aspecto, llevando al día su contabilidad y evitando pérdidas innecesarias.
Políticas de cobro: importancia en la gestión de cuentas
El primer paso a seguir por parte de las empresas es establecer una política de crédito acorde a su capacidad productiva. Para ello, deben centrarse en cuatro variables clave que permitirán llevarla a cabo con éxito.
Fijación del procedimiento y responsabilidades
Todos los departamentos deben llegar a un consenso para establecer todas las condiciones para conceder un crédito, marcando un procedimiento que no podrá ser incumplido por los encargados de realizar las ventas.
Establecimiento de los límites en el crédito
El límite dependerá de cada cliente y su situación (nivel de confianza con la empresa, lealtad, historial de compras y ventas e incluso la naturaleza del pedido que soliciten en cada momento), por lo que se establecerá en consecuencia y no podrá ser sobrepasado bajo ningún concepto.
Determinación de plazos para aprobar el crédito
Para evitar que algunos acuerdos sean disueltos debido a problemas con su aprobación o aceptación, las compañías tienen que fijar un plazo en el que deberá notificarse la conclusión de los tratos.
Análisis final del riesgo
Nunca se puede garantizar que todos los clientes vayan a mantener una situación económica estable a lo largo del tiempo, por lo que llevar al día las cuentas y analizar el posible riesgo de impago es la última tarea a seguir por parte de las empresas a la hora de realizar su política de cobros.
Importancia de la automatización para gestionar las cuentas por cobrar
Gracias a los avances tecnológicos de los últimos años se han podido desarrollar aplicaciones y programas informáticos que permiten centralizar y administrar toda la gestión de datos de la empresa, ya sea a nivel contable o financiero. Por ello, es recomendable para cualquier compañía el uso de un software específico que le permita automatizar los cobros, minimizando los errores y ahorrando tiempo. Estos programas permiten emitir informes, facturas, recibos y recordatorios de pago, así como detectar cualquier posible error y proveer a los usuarios de un servicio de atención al cliente para tener un contacto directo entre ambas empresas.
Las cuentas por cobrar suponen un problema para cualquier tipo de empresa, ya que perjudican el proceso de venta e incluso pueden suponer la pérdida de acuerdos importantes en los que se ha invertido mucho tiempo y dinero. Por ello, llevar a cabo una eficaz gestión de cuentas es algo esencial para el éxito de las empresas hoy en día.
