Comunicación inmediata en la gestión de crédito y cobros

Como resultado de un clima económico incierto, cada vez son más largos los plazos de pago de las facturas entre empresas. Aunque los departamentos financieros y contables son los principales responsables del control de las cuentas por cobrar, sería conveniente que los demás departamentos de la empresa participasen en la gestión de crédito y cobros a clientes. Es necesario que la dirección general y comercial se involucren, sobre todo, a la hora de limitar los riesgos de deudas pendientes de más de 90 días. De hecho, en la gestión de las cuentas por cobrar se necesitan procesos, herramientas y la participación de todos los departamentos de la empresa para luchar contra los retrasos en los pagos y las facturas no pagadas.

Para ello, hay que contar con un software de gestión de crédito y cobros eficaz, tanto antes como durante toda la relación comercial con el cliente, ya que unas prácticas idóneas en la gestión de las cuentas por cobrar resultan una ventaja para todos: la garantía de la buena salud financiera de la empresa para su crecimiento y desarrollo a lo largo del tiempo.

Colaboración para ganar en productividad y autonomía

La morosidad puede suponer un freno para el crecimiento de la empresa; es más, ponerla en una arriesgada situación financiera. De hecho, las facturas no pagadas pueden afectar a su solvencia e, incluso llevarla a la quiebra. Por ello, la dirección financiera y contable deben esforzarse por controlar el capital circulante de la empresa. Con sus decisiones contribuyen a la gestión de crédito, de riesgos comerciales y de incidencias, tareas para las que deben contar con un software de gestión de crédito y cobros idóneo.

Al mismo tiempo, las facturas emitidas se deben transformar rápidamente en ingresos; pero para conseguirlo, una de las claves es tener una vista completa de la capacidad del cliente para cumplir con sus obligaciones. Para tener esta visión de 360º, deben participar en la gestión del cobro, desde el primer momento, todos los departamentos de la empresa: comercial, preventa, de atención al cliente… Con su experiencia “in situ” y del mercado se obtiene de forma inmediata toda la información necesaria, y con un software de seguimiento del cliente todos los departamentos podrán completar o consultar esos datos.

A esto se añade los “imprescindibles”: el control de las condiciones de venta, la aplicación de un proceso de facturación fiable y automatizado o, incluso, el uso de herramientas y prácticas para optimizar los procesos de cobro de la deuda pendiente. Para no depender por completo de una entidad financiera, la empresa tiene que ser capaz de gestionar internamente sus cuentas por cobrar para tener la garantía de autonomía y crecimiento futuro.

Gracias a ELOFICASH, nuestro software de gestión de cobro de facturas todos los departamentos pueden intercambiar información de forma inmediata para una gestión y seguimiento óptimo de la cartera de clientes.

Principales tareas automatizadas y preventivas

La morosidad puede llevar a un incumplimiento definitivo del pago. De hecho, el 80 % de las facturas no pagadas entre los 90 y 120 días de su emisión suelen quedarse sin cobrar. Con el fin de mantener la relación comercial sin dejar de reclamar las facturas debidas, la dirección financiera debe llevar a cabo acciones preventivas y paliativas al mismo tiempo. Dichas acciones deben sucederse automáticamente para evitar las cartas de emplazamiento y los procedimientos judiciales. Si se quiere evitar que las facturas no entren en esos plazos críticos, los diferentes departamentos de la empresa deben contar con herramientas informáticas y procesos eficaces con los que garantizar un mejor conocimiento y un procesamiento más rápido de los aspectos relacionados con la facturación: seguimiento de las facturas vencidas, incidencias en curso…  Las cifras hablan por sí solas: para todos los departamentos de la empresa supone 40 veces más energía compensar una pérdida que asegurar un pago.

Con ELOFICASH la automatización de las reclamaciones a clientes está garantizada: cuadros de mando personalizables que garantizan al mismo tiempo el seguimiento completo del riesgo vivo.

Una gestión de riesgos y cobros colaborativa donde prima el “sentido común”

Para prevenir la deuda pendiente, la dirección financiera de las empresas evalúa, en primer lugar, la solvencia de sus clientes. De esta forma, adaptan sus condiciones de venta atendiendo a la información recopilada. Pero, en nuestro opinión, eso no es suficiente. Hay que tener en cuenta que la gestión de riesgos se realiza durante toda la relación comercial y requiere información “in situ”. La empresa debe poder contar con un workflow de limitación de riesgos, que completan los departamentos comerciales, los responsables de cuentas, e incluso otros departamentos. Con ello, pueden establecer topes de importes y plazos para limitar el riesgo comercial, según el ejercicio en curso, no el pasado. Por lo tanto se trata de transmitir a la empresa una auténtica cultura de lucha contra la morosidad. La optimización del DSO debe ser una tarea de todos y no solo de la dirección financiera.

Compatible con varios soportes (tablets, smartphones, ordenadores), la integración de un chat y el uso de las tecnologías más avanzadas, gracias a ELOFICASH, todos los departamentos pueden participar en la gestión de crédito y cobros de la empresa.

ELOFICASH: software de última generación al alcance de todos los departamentos de la empresa

Al igual que la empresa y su organización, la gestión de las cuentas por cobrar debe replantearse, tiene que abrirse a otros departamentos, aparte de la dirección financiera y contable. Asimismo, debe poder optimizarse con procesos eficaces. Un software de última generación como ELOFICASH favorece la colaboración y el envío de alertas, lo que permitirá garantizar los pagos y prevenir el riesgo de deudas pendientes. En un período como este de incertidumbre para la tesorería a corto plazo, una cifra es clara: las empresas que han optado por profesionalizar su gestión de cuentas por cobrar mejoran de un 5 % a un 10 % sus resultados netos.