Puede que la empresa en la que trabajas provea productos o servicios que, por su naturaleza, provocan muy pocos problemas a la hora de facturarlos a sus clientes y apenas generan incidencias, con lo que el plazo en el que se cobran tus facturas es corto y sufre pocos impagos. Si es así, ¡enhorabuena! Y ya puede dejar de leer, puesto que lo que vamos a tratar aquí es justo todo lo contrario.
Para un gran número de empresas, las incidencias que afectan a sus facturas provocan no pocos problemas, tanto en el aspecto operativo y de productividad como en el del quebranto financiero. Entregas no acordes con el pedido, disconformidad con los precios, errores en los datos de la factura… etc, generan retrasos en el cobro, mayor volumen de trabajo para los responsables de cobrar y, si no se resuelven rápida y eficientemente, mayor cantidad de impagados.
Lo primero que debemos hacer para prevenir estos problemas es reclamar la deuda antes o inmediatamente después de su vencimiento. Esto hará que afloren muchas incidencias que habían permanecido ocultas por diferentes motivos. Así podremos empezar a gestionarlas en el plazo más breve posible.
Para ello, necesitamos herramientas de reporting que nos proporcionen la información de una manera clara y útil para poder resolver las incidencias, como volumen, antigüedad, tipo de cliente, etc. Y esto es precisamente a lo que nos dedicamos desde Covline. No son pocos los gestores de cobros que almacenan esta información en hojas de cálculo o similares, que no facilitan la comprensión de los datos y la posterior gestión de la incidencia.
La relación entre gestores de cobro y comerciales, fundamental
Por otro lado, en la resolución de incidencias suele estar implicado más de un departamento de la empresa, típicamente el comercial además de la parte administrativa. Por ello, es preciso disponer de procesos estandarizados y herramientas de “workflow” que permitan el acceso y la gestión coordinada de las incidencias por parte de varios departamentos.
Para ello, la fuerza de ventas debería estar incentivada e implicada en el cobro de sus ventas y tener acceso desde sus dispositivos (laptops, tabletas, smartphones) a las incidencias que generan sus ventas, de manera que tengan conocimiento de su existencia desde el principio y puedan participar en el proceso de resolución. De este modo, la coordinación entre los gestores de cobro y los comerciales es fluida y sencilla.
Tener estos procesos y herramientas aumenta significativamente la productividad de los gestores de créditos y cobros, proporcionando un ahorro significativo. Por otro lado, la empresa se beneficia financieramente de plazos más cortos de cobro, así como de un menor número de impagados y, por último, porque contribuye a una mejor gestión comercial y mayor satisfacción de clientes al aumentar el número y la rapidez en la resolución de incidencias.
