El caso de éxito de Henry Schein en la gestión de riesgos y cobros de clientes

Aspectos destacados del caso de éxito

• Centralización de la información financiera
• Integración con otros sistemas en uso
• Aplicación de la IA

• Trazabilidad de todas las interacciones con clientes
• Reporting financiero transparente
• Colaboración entre equipos

• Alto nivel de automatización
• Visibilidad en tiempo real
• Eficiencia operativa

1. ¿Qué retos en la gestión de riesgos y cobros os llevaron a buscar una solución como ELOFICASH?

Nos enfrentábamos a varios desafíos críticos, tanto operativos como estratégicos. En primer lugar, teníamos una falta de visibilidad global sobre el estado real de nuestros saldos pendientes y los riesgos asociados a cada cliente. Esto dificultaba la toma de decisiones rápidas y efectivas. Además, muchos de nuestros procesos de cobro eran manuales y descentralizados, lo que generaba ineficiencias, duplicidades y un alto coste operativo. Tecnológicamente, necesitábamos una solución que centralizara la información financiera, facilitara la colaboración entre equipos y aportara trazabilidad en todas las interacciones con los clientes.

2. ¿Qué criterios fueron determinantes para elegir ELOFICASH frente a otras alternativas?

Lo que nos hizo decantarnos por ELOFICASH fue una combinación de factores clave. Destacamos especialmente su capacidad de integración con nuestro ERP, su escalabilidad —fundamental para nuestro crecimiento— y la profundidad funcional en áreas como scoring de riesgo, estrategias de recobro automatizadas y reporting en tiempo real. También valoramos mucho el soporte técnico y la experiencia del equipo de COVLINE, que nos acompañó desde el inicio con una visión consultiva y no solo tecnológica. Frente a otras soluciones, ELOFICASH nos ofreció una propuesta mucho más adaptada a nuestras necesidades del día a día.

3. ¿Cómo fue el proceso de implementación: fases, duración, principales retos y adaptación del equipo?

La implementación se estructuró en varias fases: análisis y diseño funcional, integración técnica con nuestros sistemas, configuración de estrategias, formación de usuarios clave y despliegue completo. Todo el proceso duró aproximadamente 4 meses. Uno de los principales retos fue la gestión del cambio interno, especialmente en los equipos que estaban habituados a procesos manuales o poco estructurados. Sin embargo, la formación proporcionada por COVLINE, junto con el acompañamiento continuo, ayudó a acelerar la curva de aprendizaje.

4. ¿Qué grado de automatización habéis conseguido en los procesos de recobro y análisis de riesgo?

Hemos alcanzado un nivel de automatización muy alto. Actualmente gestionamos campañas de recobro automatizadas con distintos niveles de segmentación según el perfil de riesgo, el importe adeudado y la antigüedad del saldo. El sistema lanza alertas tempranas, programadas por hitos de riesgo, y hemos configurado informes automáticos que nos permiten tener un seguimiento continuo del estado de la cartera. Además, el scoring de riesgo se actualiza de forma dinámica, lo que mejora nuestra capacidad predictiva y de prevención de impagos.

5. ¿Qué canales de comunicación y plataformas externas están integradas en vuestra operativa? ¿Tenéis en mente integrar otros canales como WhatsApp, callbots…?

Actualmente, ELOFICASH está integrado con nuestro ERP, con la plataforma Redsys para conciliación de pagos, y con herramientas de comunicación por email, que utilizamos en las campañas de recobro automatizadas. Estamos evaluando la integración de nuevos canales como WhatsApp y callbots para ampliar el alcance de las interacciones y mejorar la tasa de respuesta de ciertos segmentos de clientes, especialmente los más jóvenes. Nuestro objetivo es avanzar hacia una omnicanalidad real, sin perder trazabilidad ni control.

6. ¿Qué mejoras concretas habéis observado en la gestión de cobros desde la puesta en marcha de la solución?

Los resultados han sido muy positivos. Hemos logrado una reducción significativa del DSO, una mayor visibilidad en tiempo real de nuestra posición de tesorería, y una eficiencia operativa notable al eliminar tareas repetitivas. La segmentación de clientes por riesgo y comportamiento de pago nos ha permitido adaptar las estrategias de recobro y priorizar acciones con mayor impacto. También hemos mejorado nuestro reporting financiero, lo que facilita la comunicación con la dirección y con otros departamentos clave.

7. ¿Qué procesos crees que se pueden beneficiar con el uso de la IA y qué consejo daríais a otras empresas que estén valorando una solución similar?

La gestión de riesgos es uno de los procesos con mayor potencial para beneficiarse de la IA, especialmente en el análisis predictivo de impagos y la detección de patrones de comportamiento. También vemos mucho valor en aplicar IA conversacional, como chatbots o asistentes virtuales, para automatizar interacciones de primer nivel con los clientes.