05 May, 22 / post / Blog

Cómo preparar el terreno para la gestión de incidencias con clientes y cosechar más beneficios financieros

Varias son las razones por las que las incidencias pueden representar un alto porcentaje de las deudas pendientes de las empresas y que conlleva que se gestionen a conciencia: desde incidencias de toda índole (calidad de prestaciones, entregas no realizadas, errores en la facturación…) a demoras voluntarias en los pagos. Por lo tanto, parece necesario una gestión planificada y eficaz del riesgo comercial. Pero, si una de cada tres reclamaciones a clientes se declara de “mala fe”, dos de cada tres son legítimas y deben resolverse con la mayor rapidez posible. El objetivo es obtener el pago de las facturas y, de ahí, ingresos. De hecho, por definición, una incidencia se produce cuando existe un desacuerdo entre dos partes que puede resolverse. En cambio, un contencioso puede ser objeto de un procedimiento judicial o de recobro.

Con ELOFICASH, nuestro software de gestión de crédito y cobros, la ventaja reside en prevenir el riesgo comercial, minimizar el DSO en incidencia y agilizar el cobro de deudas pendientes.

Identificar el tipo de incidencia antes de agilizar su gestión

 A cada incidencia, según el sector de actividad y la organización de la empresa, le corresponden un tipo de resolución:

  • La contabilidad se ocupa de los errores de facturación.
  • La logística se encargará del tratamiento de reclamaciones de errores de entrega.
  • El servicio técnico gestionará el tratamiento de reclamaciones de clientes por averías.

De forma que en la empresa hay que identificar, para cada tipo de incidencia, los procesos que se llevarán a cabo, quiénes participarán y las situaciones de conflicto, a menudo, injustificadas. Es más, puede que se necesiten hasta 12 etapas para resolver una incidencia, lo que hace que aumente el riesgo de que los procesos sean más lentos, e incluso, que se detengan. Por suerte, una vez que se hayan identificado los procesos y participantes en la empresa, se puede aplicar un workflow, lo que permite la automatización de las acciones según un proceso de gestión organizado por nuestro software ELOFICASH.

Preparar el terreno a la gestión de resolución de incidencias mediante la automatización

Con ELOFICASH, las acciones se suceden según un workflow, y a cada participante se le asigna la acción que le corresponde atendiendo a los plazos y resultados de calidad establecidos.

De forma que, si por ejemplo, un contable tiene que realizar un abono en menos de 7 días, ELOFICASH resulta extremadamente eficaz a la hora de enviar SMS y correos electrónicos, y empujar a las diferentes partes implicadas a actuar con rapidez y a reducir los plazos de tratamiento de reclamaciones. A esto hay que añadir las alertas cuando se da un retraso en la resolución de la incidencia. Con ello se consigue que la satisfacción del cliente no se vea afectada. De lo que se trata es de evitar al máximo recurrir al procedimiento amistoso o contencioso. Por lo tanto, ELOFICASH contribuye a aumentar el dinamismo y la calidad de los procesos y de la organización; condiciones clave para resolver incidencias y transformarlas en cash.

Transformar las incidencias en beneficios financieros

Lejos de carecer de importancia, las incidencias pueden tener un gran impacto en las deudas pendientes y, sobre todo, en la tesorería de la empresa.

Con ELOFICASH, el tratamiento de las incidencias resulta más rápido y eficaz al automatizar los procesos y con la participación de todos los departamentos implicados, atendiendo a los objetivos de resolución y plazos establecidos por la empresa, que superan los estándares de su sector de actividad. Gracias a ELOFICASH, más del 80 % de las incidencias se pueden resolver en los plazos establecidos, a la vez  que el DSO en incidencia se reduce de 1 a 3 días.

Para ir más allá y hacerse eco de la calidad en todos los departamentos de la empresa, este tipo de proyecto, firmemente transversal, debe estar a cargo de la dirección general y orquestado por un responsable del servicio de calidad. Aparte de las ventajas ya conocidas como la mejora continua, la eficiencia, la satisfacción del cliente, etc., la calidad contribuye a generar ingresos.

Asimismo, se facilita la gestión y la prevención del riesgo comercial.

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