16 Sep, 20 / post / Blog

Comercial y Administración, ¿trabajando en equipo?

 En el primer curso de ventas que recibí, el profesor hizo una pregunta abierta a los alumnos: ¿Cuál es el objetivo final de esta empresa?, y aclaró que con empresa se refería a todos sus componentes (Administración, Marketing, Producción, etc) y no solamente a los presentes, en su mayoría pertenecientes al departamento comercial.

La mayoría expresó que todos deberían alinearse para conseguir el objetivo final de vender sus productos, ya que de eso vivían todos. Inmediatamente, el profesor mostró su desacuerdo y dijo que el objetivo final de cualquier empresa no es solamente vender, sino ganar dinero y que para conseguirlo había dos elementos clave: obtener un beneficio suficiente de las ventas y cobrar lo vendido. Y, por supuesto, en los plazos acordados.

Como no podía ser menos, todos estuvieron de acuerdo, pero si bien se sentían responsables de hacer las ventas con unos márgenes apropiados, entendían que la gestión del cobro no tenía nada que ver con ellos, eso tenía sus propios responsables.

Y efectivamente, en prácticamente cualquier empresa con un cierto volumen de facturación, esa labor recae sobre los gestores de cobro, cuya responsabilidad es precisamente que se cobre lo vendido sin sobrepasar el plazo dado al cliente. Pero eso no quiere decir que el departamento comercial no deba jugar un papel importante a la hora de facilitar que esto suceda.

¿Cómo trabajan todavía en muchas compañías?

El comercial es quien tiene la relación directa con el cliente y, por tanto, conoce todos los pormenores de la venta y del propio cliente. Por ejemplo, si hay un desacuerdo en el precio o en la entrega de producto, el gestor de cobros necesita que quien ha hecho la venta aclare el problema. Del mismo modo, necesitará de su ayuda en caso de que todo esté en orden pero el cliente se retrase en el pago y no responda a sus gestiones.

Y aquí es cuando, en muchas compañías, surgen los problemas.  La persona que gestiona los cobros necesita que el comercial se ponga en contacto con su cliente, y emplea tiempo y esfuerzo en contactarle (vía e-mail, teléfono…) para explicarle la situación y pedirle que intente solventar las dificultades.

Es frecuente que el gestor de cobro reciba de vuelta un e-mail o una llamada del comercial donde le pide más información de la venta o del cliente, incrementando así el trabajo de ambos y haciendo que el plazo de cobro se alargue. Y así se suceden los e-mails, las llamadas, etc… y resulta tedioso e ineficaz porque casi en ningún momento gestor y comercial tienen la misma información a la vista simultáneamente. A menudo, ambos piensan que el otro no hace bien su trabajo.

Gestor de cobros automatizado

Ahora imaginemos otro escenario: el gestor de cobros abre una incidencia en el sistema de gestión de créditos y cobros y, de inmediato, el comercial correspondiente recibe un aviso en su móvil o tableta, desde el que puede ver toda la información de la incidencia, así como del propio cliente (límite de crédito, deuda pendiente, etc).

El comercial habla con el cliente, resuelve la incidencia y lo refleja en el sistema, así como una promesa de pago para seis días después. Todo esto se refleja en el panel de control del gestor de cobros, que puede poner en marcha una serie de procesos automáticos que culminen en el cobro de la deuda. Esto es precisamente el servicio que tenemos en Covline. Así, la productividad de los dos empleados aumenta exponencialmente, la relación entre departamentos mejora y la empresa cobra la deuda en un plazo sensiblemente inferior a la que no dispone de estas herramientas.

Estoy convencido de que una mayoría de lectores ha vivido en primera persona alguno de estos dos escenarios. Yo, aunque no mencionaré en qué empresas, los conozco por experiencia propia y, créanme, no hay color entre uno y otro.

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